Předpisy o ochraně oznamovatelů

Předpisy o ochraně oznamovatelů

Postup pro hlášení porušení zákona a přijímání následných opatření (Interní postup pro hlášení – dále jen „Postup“)

Na základě zákona o ochraně oznamovatelů (Sbírka zákonů z roku 2024, položka 928) je stanoven postup pro právnickou osobu Pikseo Rafał Łapka Sp. zn. K.

§ 1 Zmocněno právnickou osobou

  1. Právnická osoba zmocňuje: Natalii Lewandowskou k přijímání interních hlášení a k přijímání následných opatření.
  2. Interním hlášením se rozumí ústní nebo písemné poskytnutí informací právnické osobě o porušení zákona.
  3. Porušením zákona se rozumí jednání nebo opomenutí, které je protiprávní nebo má za cíl obcházet zákon, týkající se:
    1. korupce;
    2. zadávání veřejných zakázek;
    3. finančních služeb, produktů a trhů;
    4. boje proti praní špinavých peněz a financování terorismu;
    5. bezpečnosti výrobků a jejich souladu s požadavky;
    6. bezpečnosti dopravy;
    7. ochrany životního prostředí;
    8. radiační a jaderné bezpečnosti;
    9. bezpečnosti potravin a krmiv;
    10. zdraví zvířat a sociální zabezpečení;
    11. veřejné zdraví;
    12. ochrana spotřebitele;
    13. ochrana soukromí a osobních údajů;
    14. bezpečnost sítí a IT systémů;
    15. finanční zájmy Státní pokladny Polské republiky, územních samosprávných celků a EU;
    16. vnitřní trh Evropské unie, včetně pravidel veřejného práva v oblasti hospodářské soutěže a státní podpory a zdanění právnických osob;
    17. ústavní svobody a práva člověka a občana – vyskytující se ve vztazích jednotlivce s veřejnými orgány a nesouvisející s oblastmi uvedenými v bodech 1–16.

§ 2 Oznamovatel

  1. V tomto řízení se oznamovatelem rozumí fyzická osoba, která oznamuje informace o porušení zákona získané v pracovním kontextu, včetně:
    1. zaměstnance;
    2. dočasného zaměstnance zaměstnanec;
    3. osoba vykonávající práci na základě jiného než pracovního poměru, včetně občanskoprávní smlouvy;
    4. podnikatel;
    5. prokurista;
    6. akcionář nebo společník;
    7. člen statutárního orgánu právnické osoby nebo organizační složky bez právní subjektivity;
    8. osoba vykonávající práci pod dohledem a vedením dodavatele, subdodavatele nebo dodavatele;
    9. stážista;
    10. dobrovolník;
    11. stážista;
    12. důstojník ve smyslu článku 1 odst. 1 zákona o důchodovém zabezpečení důstojníků policie, Úřadu pro vnitřní bezpečnost, Úřadu pro zahraniční zpravodajství, Vojenské kontrarozvědky, Vojenské zpravodajské služby, Ústředního úřadu pro boj s korupcí, Pohraniční stráže, Maršálovy stráže, Státní ochranné služby, Státního hasičského sboru, Celní a daňové služby a Vězeňské služby a jejich rodin (Sbírka zákonů z roku 2024, bod 1121);
    13. voják ve smyslu článku 2 bodu 39 zákona o obraně vlasti (Sbírka zákonů z roku 2024, bod 248);
    14. bývalý zaměstnanec;
    15. uchazeč o zaměstnání.
  2. Informace o porušení zákona v pracovním kontextu by měly být chápány jako minulé, současné nebo budoucí jednání související s výkonem práce v rámci pracovního poměru nebo jiného právního vztahu tvořícího základ pro poskytování práce nebo služeb, nebo výkon funkce v právnické osobě nebo pro právnickou osobu, nebo výkon služby v právnické osobě, v rámci nichž byla získána informace o porušení zákona a existuje možnost odvetných opatření.

§ 3 Způsoby podávání interních oznámení oznamovatelem

  1. Oznámení o porušení zákona lze podat:
    1. na vyhrazenou e-mailovou adresu: zgloszenia@pikseogroup.pl
    2. vyplněním formuláře pro oznámení porušení, který je k dispozici na adrese ul. Sienkiewicza 29, 87-100 Toruň – vzor tohoto formuláře tvoří přílohu č. 1 k tomuto postupu,
    3. osobně po předchozí domluvě schůzky,
    4. dopisem s poznámkou „oznámení o porušení zákona“,
    5. telefonicky na uvedené telefonní číslo: 884 205 860.
  2. Potvrzení o přijetí oznámení podaného způsobem uvedeným v oddíle 1 bodech 1, 2 a 4 se provede do 7 dnů od jeho doručení, pokud žadatel neuvedl adresu, na kterou má být potvrzení zasláno.
  3. Je stanoven formulář pro potvrzení o přijetí žádosti, jehož vzor je připojen jako příloha 2 k tomuto postupu.
  4. V případě uvedeném v oddíle 1 bodě 3, Termín schůze se stanoví do 14 dnů od data doručení žádosti o schůzku. Se souhlasem oznamovatele se hlášení zdokumentuje formou:
    1. rozhovoru umožňujícího jeho vyhledání, nebo
    2. zápisu ze schůze, který reprodukuje její přesný průběh.
  5. Oznámení o porušení zákona by mělo obsahovat zejména:
    1. datum a místo porušení nebo datum a místo, kde byla informace o porušení získána,
    2. popis porušení zákona,
    3. údaj o všech důkazech, které má oznamovatel k dispozici a které mohou být užitečné při vyšetřování porušení zákona.

§ 4 Anonymní hlášení

  1. Anonymní hlášení nesrovnalostí je povoleno e-mailem na následující adresu: zgloszenia@pikseogroup.pl
  2. Každé anonymní hlášení je zaznamenáno do interního registru hlášení. Pokud anonymní oznámení zůstane nezpracováno, je osoba odpovědná za vyřizování oznámení povinna uvést důvody, které toto rozhodnutí odůvodňují.

§ 5 Následná opatření

  1. Za účelem posouzení přesnosti informací obsažených v oznámení a za účelem zamezení porušení zákona, které je předmětem oznámení, podniká právnická osoba následná opatření.
  2. Za provedení následných opatření je odpovědná osoba nebo nestranná vnitřní organizační jednotka uvedená v § 1 bodě 1 postupu, která:
    1. ověří oznámení,
    2. provede komunikaci s oznamovatelem, včetně vyžádání si dalších informací,
    3. poskytne oznamovateli zpětnou vazbu k plánovaným nebo podniknutým následným opatřením a důvodům těchto opatření.
  3. Maximální lhůta pro poskytnutí zpětné vazby oznamovateli nepřesahuje 3 měsíce ode dne potvrzení přijetí interního oznámení, nebo 3 měsíce po uplynutí 7 dnů od data nahlášení, pokud není poskytnuto potvrzení o přijetí.
  4. Vzor pro zpětnou vazbu je připojen jako příloha 3 k tomuto postupu.

§ 6 Registr interních hlášení

  1. Registr interních hlášení je veden v souladu se zásadami ochrany osobních údajů s přihlédnutím k povinnosti zachovávat mlčenlivost o totožnosti oznamovatele a osob spojených s daným případem, a to písemně, včetně elektronické formy.
  2. Za vedení registru je odpovědná osoba v rámci organizační struktury právnické osoby nebo nestranná vnitřní organizační jednotka uvedená v § 1 bodě 1 postupu.
  3. Registr interních hlášení obsahuje zejména:
    1. číslo hlášení,
    2. předmět porušení zákona,
    3. osobní údaje oznamovatele a dotčené osoby, nezbytné k identifikaci těchto osob,
    4. kontaktní adresu oznamovatel,
    5. datum nahlášení,
    6. informace o přijatých následných opatřeních,
    7. datum uzavření případu.
  4. Šablona pro interní registr hlášení tvoří přílohu 4 tohoto postupu.
  5. Osobní údaje a další informace v interním registru hlášení se uchovávají po dobu 3 let po skončení kalendářního roku, ve kterém byla následná opatření dokončena, nebo po ukončení řízení zahájeného těmito opatřeními.

§ 7 Ochrana osobních údajů

  1. Osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, dále jen „GDPR“.
  2. Právnická osoba zaručuje, že interní postup pro oznamování a zpracování osobních údajů související s přijímáním oznámení zabraňuje neoprávněným osobám v přístupu k informacím, na které se oznámení vztahuje, a zajišťuje ochranu důvěrnosti identity oznamovatele, dotčené osoby a třetí strany uvedené v oznámení. Ochrana mlčenlivosti se vztahuje na informace, na jejichž základě lze přímo či nepřímo identifikovat totožnost těchto osob.
  3. Přijímat a ověřovat interní oznámení, přijímat následná opatření a zpracovávat osobní údaje osob uvedených v odstavci 2 mohou pouze osoby s písemným pověřením právnické osoby. Oprávněné osoby jsou povinny zachovávat mlčenlivost o informacích a osobních údajích získaných v rámci přijímání a ověřování interních oznámení a přijímání následných opatření, a to i po skončení pracovního poměru nebo jiného právního vztahu, v jehož rámci tuto práci vykonávaly.
  4. Osobní údaje oznamovatele, které umožňují identifikaci jeho totožnosti, nebudou sděleny neoprávněným osobám, s výjimkou případů, kdy k tomu oznamovatel výslovně souhlasí.
  5. Ustanovení odstavce 4 se nepoužijí, pokud je zveřejnění nezbytnou a přiměřenou povinností vyplývající z právních předpisů v souvislosti s řízením vedeným orgány veřejné moci nebo soudy.
  6. Po obdržení oznámení právnická osoba zpracovává osobní údaje v rozsahu nezbytném k přijetí oznámení nebo k provedení nezbytných následných opatření. Osobní údaje, které nejsou relevantní pro zpracování oznámení, se neshromažďují a v případě náhodného shromáždění se neprodleně vymažou. Výmaz těchto osobních údajů proběhne do 14 dnů od okamžiku, kdy se zjistí, že jsou pro případ irelevantní.
  7. Ustanovení čl. 14 odst. 2 písm. f) Nařízení GDPR se nepoužije, pokud oznamovatel neměl důvodné podezření, že informace o porušení zákona, která je předmětem oznámení nebo zveřejnění, byla v době oznámení nebo zveřejnění pravdivá a představuje informaci o porušení zákona, nebo pokud oznamovatel dal výslovný souhlas se zveřejněním své totožnosti.
  8. Ustanovení článku 15 odst. 1 písm. g) GDPR týkající se poskytování informací o zdroji osobních údajů se nepoužije, pokud oznamovatel neměl důvodné podezření, že informace o porušení zákona, která je předmětem oznámení nebo zveřejnění, jsou v době oznámení nebo zveřejnění pravdivá a představují informaci o porušení zákona, nebo pokud oznamovatel dal výslovný souhlas se zveřejněním své totožnosti.
  9. Osobní údaje zpracovávané v souvislosti s přijetím oznámení nebo následného opatření a dokumenty související s tímto oznámením uchovává právnická osoba po dobu 3 let od konce kalendářního roku, ve kterém bylo oznámení postoupeno orgánu veřejné moci příslušnému k přijetí následných opatření nebo následných opatření. po uplynutí doby uchovávání osobních údajů nebo po ukončení řízení zahájeného těmito kroky.
  10. Právnická osoba po uplynutí doby uchovávání osobní údaje vymaže a zničí dokumenty související s oznámením. Toto pravidlo se nepoužije, pokud jsou dokumenty související s oznámením součástí spisů přípravného řízení nebo soudních či správních sporů.
  11. Informační doložka týkající se zpracování osobních údajů tvoří přílohu 5 tohoto postupu.

§ 8 Informace o externích oznámeních

  1. Oznamovatel může podat externí oznámení bez dodržení postupu stanoveného v tomto postupu.
  2. Externí oznámení přijímá komisař pro lidská práva nebo orgán veřejné moci.
  3. Orgánem veřejné moci se rozumí orgány nejvyšší a ústřední státní správy, orgány místní samosprávy, územní samosprávné jednotky, další státní orgány a další subjekty vykonávající úkoly veřejné správy ze zákona, které jsou oprávněny přijímat následná opatření v oblastech uvedených v § 1 odst. 3.
  4. Postup externího oznámení je účinný od 25. prosince 2024.

§ 9 Ochrana oznamovatelů

  1. Oznamovatel je chráněn od okamžiku podání oznámení nebo zveřejnění, pokud měl důvodné podezření, že informace, které jsou předmětem oznámení nebo zveřejnění, byly v době podání oznámení nebo zveřejnění pravdivé a že představují informaci o porušení zákona.
  2. Proti oznamovateli nemohou být podniknuty žádné odvetné kroky, pokusy o takové kroky ani hrozby.
  3. Oznamovatel je chráněn před odvetnými kroky, kterými se rozumí jakékoli přímé nebo nepřímé jednání nebo opomenutí v pracovním kontextu, které je způsobeno oznámením nebo zveřejněním a které porušuje nebo může porušit jeho práva nebo příčiny, nebo může oznamovateli způsobit neodůvodněnou újmu, včetně bezdůvodného zahájení řízení proti oznamovateli.
  4. Pokud byla práce vykonávána, je nebo má být vykonávána na základě pracovněprávního poměru, nemohou být proti oznamovateli podniknuty žádné odvetné kroky, zejména spočívající v:
    1. odmítnutí vstupu do pracovního poměru;
    2. ukončení pracovního poměru nebo ukončení pracovního poměru bez výpovědní lhůty;
    3. neuzavření pracovní smlouvy na dobu určitou nebo pracovní smlouvy na dobu neurčitou po skončení zkušební doby, neuzavření další pracovní smlouvy na dobu určitou nebo neuzavření pracovní smlouvy na dobu neurčitou po skončení pracovní smlouvy na dobu určitou – v případě, že oznamovatel měl důvodné očekávání, že s ním taková smlouva bude uzavřena;
    4. snížení odměny;
    5. zadržení povýšení nebo zmeškání povýšení;
    6. neposkytnutí jiných pracovních výhod než odměny nebo snížení výše těchto výhod;
    7. převedení na nižší pozici;
    8. pozastavení výkonu zaměstnaneckých nebo úředních povinností;
    9. převedení stávajících oznamovatelských povinností na jiného zaměstnance;
    10. nepříznivá změna místa výkonu práce nebo pracovní doby;
    11. negativní hodnocení výkonu práce nebo negativní výkon přezkum;
    12. uložení nebo použití disciplinárního opatření, včetně finanční pokuty, nebo opatření podobné povahy;
    13. nátlak, zastrašování nebo vyloučení;
    14. mobbing;
    15. diskriminace;
    16. nepříznivé nebo nespravedlivé zacházení;
    17. odepření účasti nebo opomenutí při výběru k účasti na školení ke zvýšení odborné kvalifikace;
    18. neoprávněné doporučení k lékařským vyšetřením, včetně psychiatrických vyšetření, pokud samostatná ustanovení nestanoví možnost doporučení zaměstnance k takovým vyšetřením;
    19. jednání směřující ke ztížení nalezení budoucího zaměstnání v daném odvětví nebo odvětví na základě neformální nebo formální odvětvové nebo oborové dohody;
    20. způsobení finanční ztráty, včetně ekonomické ztráty, nebo ztráty příjmu;
    21. způsobení jiné nemajetkové újmy, včetně porušení osobních práv, zejména pověsti oznamovatele.
  5. Pokus o Hrozba uplatnění opatření uvedeného v odstavci 4 se rovněž považuje za odvetné opatření z důvodu oznámení nebo zveřejnění.
  6. Zaměstnavatel nese důkazní břemeno, že přijaté opatření uvedené v odstavcích 4 a 5 není odvetným opatřením.
  7. Pokud práce nebo služby byly, jsou nebo mají být poskytovány na základě jiného právního vztahu než pracovního poměru tvořícího základ pro poskytování práce nebo služeb nebo výkon funkce nebo služby, uplatní se ochrana uvedená v odstavci 4, pokud povaha poskytované práce nebo služeb nebo vykonávané funkce nebo služby nevylučuje uplatnění takového opatření vůči oznamovateli.
  8. Pokud práce nebo služby byly, jsou nebo mají být poskytovány na základě jiného právního vztahu než pracovního poměru tvořícího základ pro poskytování práce nebo služeb nebo výkon funkce nebo služby, podání oznámení nebo zveřejnění nepředstavuje důvod pro odvetné opatření ani pokus o odvetné opatření či hrozbu odvetného opatření, včetně zejména:
    1. ukončení smlouvy, jejíž je oznamovatel stranou, zejména týkající se prodeje nebo dodání zboží nebo poskytování služeb, odstoupení od takové smlouvy nebo její ukončení bez výpovědní lhůty;
    2. uložení povinnosti nebo odmítnutí udělení, omezení nebo odebrání nároku, zejména úlevy, povolení nebo úlevy.
  9. Oznamovatel, vůči kterému byla uplatněna odvetná opatření, má nárok na odškodnění ve výši nejméně průměrného měsíčního platu v národním hospodářství v předchozím roce, zveřejněného pro účely důchodu v Úředním věstníku Polské republiky „Monitor Polski“ předsedou Ústředního statistického úřadu, nebo nárok na odškodnění.
  10. Není možné se vzdát práv uvedených v § 9 postupu ani převzít odpovědnost za škody vzniklé v důsledku podání oznámení nebo zveřejnění informací. Toto se nevztahuje na přijetí odpovědnosti za škodu vzniklou v důsledku úmyslného oznámení nebo zveřejnění nepravdivých informací.
  11. Ustanovení § 9 postupu se použijí obdobně:
    1. na osobu pomáhající při podávání oznámení, tj. osobu, která oznamovateli pomáhá při podávání oznámení nebo zveřejnění v pracovním kontextu a jejíž pomoc by neměla být zveřejněna,
    2. na osobu spojenou s oznamovatelem, tj. fyzickou osobu, která může být obětí odvetných opatření, včetně kolegy nebo rodinného příslušníka oznamovatele,
    3. na právnickou osobu nebo organizační složku, která oznamovateli pomáhá nebo je s ním spojena,
    4. pokud byla informace o porušení zákona oznámena příslušnému orgánu, instituci nebo organizační složce EU způsobem vhodným pro podávání takových oznámení.

§ 10 Závěrečná ustanovení

  1. Tento postup byl předmětem konzultací v souladu s čl. 24 zákona.
  2. Postup interního hlášení nabývá účinnosti 7 dní poté, co byl dotčeným osobám sdělen e-mailem.
  3. Právnická osoba poskytne informaci o postupu interního hlášení osobě, která se uchází o zaměstnání v rámci pracovního poměru nebo jiného právního vztahu tvořícího základ pro poskytování práce nebo služeb, nebo pro výkon funkce nebo služby, při zahájení náboru nebo jednání předcházejících uzavření smlouvy.
  4. Změny tohoto postupu se provádějí stejným způsobem, jakým byl postup stanoven.

Přílohy:

  1. Č. 1 – Formulář pro hlášení porušení zákona